IT-Notfall: Ein Tag ohne E-Mail, Videocalls und Cloud

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Sie wollen in den Arbeitstag starten – aber Microsoft 365 steht still. Ein Arbeitstag ohne digitalen Arbeitsplatz ist heute kaum mehr vorstellbar. Und trotzdem erwischt ein IT-Notfall Unternehmen meist unerwartet.

Unser What-if-Szenario spielt einen solchen Tag durch und zeigt, wie schnell aus einer IT-Störung eine Kommunikationskrise wird. Und es zeigt, wie Unternehmen mit einer zweiten, unabhängigen Kommunikationsplattform handlungsfähig bleiben.

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IT-Notfall: Das Szenario

Es passiert an einem Dienstag. Acht Uhr morgens läuft der Kaffee, während der Laptop hochfährt. Doch anders als sonst bleibt das E-Mail-Postfach leer, und auch ein Neuladen hilft nicht. Der Link zur Videokonferenz um halb neun führt ins Leere. Das Angebot, das heute vom potenziellen Kunden erwartet wird, liegt unerreichbar in der Cloud. Kalender und Adressbuch sind ebenfalls weg.

Nach wenigen Minuten ist den Teams klar: Nicht ein einzelner Dienst hakt, sondern der gesamte digitale Arbeitsplatz steht still – und damit die Kommunikationsplattform, über die das Unternehmen intern und extern kommuniziert und seine Dateien verwaltet.

Die Ursache dafür kann ein Cyberangriff, ein technischer Großausfall, ein gesperrter Zugang oder ein Lizenzstopp sein. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist der Cyberangriff das wahrscheinlichste Szenario: 2025 registrierte das BKA in Deutschland 333.922 Cybercrime-Fälle. Bitkom e. V. beziffert den wirtschaftlichen Schaden durch Cyberattacken mit 202,4 Milliarden Euro. Rund 80 % aller Cyberangriffe und 90 % der Ransomware-Vorfälle trafen laut BSI und BKA KMU, denn deren Abwehr ist oft schwächer als die großer Unternehmen mit eigenen spezialisierten Cybersecurity-Teams.

Welches Szenario folgt auf die Erkenntnis, dass die primäre Kommunikationsplattform ausgefallen ist? Spielen wir den Tag einmal durch:

Von der IT-Störung zur Kommunikationskrise

8:30 Uhr: Niemand weiß, was los ist.

In den ersten 30 Minuten herrscht Verwirrung unter den Mitarbeitenden: Sie suchen nach der Ursache und fragen sich, wer zuständig ist und wie man die Person erreicht. Meetings im Team und mit Kunden und Partnern fallen aus. Kunden und Partner müssen ohne Erklärung warten.

Es gibt noch keine zentrale Lagebewertung und noch keine offiziellen Informationen – weder nach innen noch nach außen. Im Büro tauscht man sich auf dem Flur aus. Kollegen im Homeoffice landen in einer eilig erstellten WhatsApp-Gruppe, um sich über das Vorgehen zu den ausgefallenen Kundenterminen auszutauschen. Mitarbeitende versuchen, Partner über ihren privaten Account auf Linkedin zu kontaktieren. Beides ist unprofessionell und nicht DSGVO-konform. Das Unternehmen funktioniert noch, aber nur über persönliche Anwesenheit und informelle Kanäle.

10:00 Uhr: Der Krisenstab sucht einen Raum.

Nach zwei Stunden IT-Störung ist ein erheblicher Teil der Belegschaft faktisch arbeitsunfähig. Abläufe im Büro und in der Produktion geraten ins Stocken, weil keine Informationen mehr fließen. Wie lange der Ausfall dauert, kann bisher niemand abschätzen.

Jetzt müsste der im Büro und im Home Office verteilte Krisenstab zusammenkommen. Doch über welchen Kanal soll er das machen, wenn die gewohnten nicht funktionieren? Und wo liegt eigentlich der Notfallplan? Wenn die Antwort „auf dem Laufwerk in der Cloud“ lautet, ist er gerade genauso unerreichbar wie alles andere.

In den folgenden Stunden sucht die IT nach Lösungen, Führungskräfte improvisieren ohne gemeinsames Lagebild und in den sozialen Medien tauchen erste Hinweise auf, dass bei dem Unternehmen etwas schiefläuft.

17:00 Uhr: Es ist erst ein Arbeitstag, aber die Rechnung summiert sich schon jetzt.

Bis Feierabend summieren sich die Schäden, denn Aufträge bleiben liegen, Fristen verstreichen und jede Stunde Stillstand erzeugt Vertrauensverlust und Arbeit, die die Teams später nachholen müssen. Die Mitarbeitenden sind verunsichert, isoliert und frustriert. Sie haben das Gefühl, in jedem Fall nur Fehler machen zu können: beim Nichtstun oder beim Ausweichen auf Schatten-IT.

Kunden, die an diesem Tag stehengelassen wurden oder keine Antwort bekommen haben, ziehen ihre eigenen Schlüsse. Eine spätere Erklärung zur IT-Störung repariert den Imageschaden nur zum Teil. Hält der Ausfall an, drohen Umsatzverluste, Vertragsbrüche und ein Verlust der Position in der Lieferkette. Für ein kleines oder mittleres Unternehmen mit dünnen personellen und finanziellen Puffern kann ein solcher Ausfall ohne geeignete und sichere Ausweichmöglichkeiten schnell existenziell werden.

Und es tickt eine weitere Uhr: Organisationen, die unter NIS-2 fallen, müssen einen erheblichen Sicherheitsvorfall innerhalb von 24 Stunden melden. Auch dafür braucht es funktionierende Kommunikationsmöglichkeiten. Möglicherweise wird der Geschäftsleitung erst jetzt bewusst, was die persönliche Haftung unter NIS-2 für sie bedeutet.

Vom Ausfall betroffen sind alle: Geschäftsführung und Produktion, IT und Vertrieb, Kundenservice und HR. Wenn das Kommunikationssystem komplett ausfällt, gibt es keine Abteilung, die verschont bleibt. Genau deshalb greift der Satz „Cybersecurity ist Sache der IT“ zu kurz: Im Ernstfall entscheidet die Kommunikationsfähigkeit darüber, ob das ganze Unternehmen handlungsfähig bleibt.

Derselbe IT-Notfall noch einmal – aber mit EVAC von mailbox

Es ist Dienstag, acht Uhr – und wieder ist das Postfach leer, wieder führt der Meeting-Link ins Leere. Doch diesmal wissen alle, was zu tun ist, denn der Ernstfall wurde geübt: Die IT aktiviert per Knopfdruck EVAC, die sekundäre Kommunikationsplattform von mailbox. Sie wurde lange vor dem Ausfall eingerichtet, steht im Normalbetrieb still und ist vom Primärsystem vollkommen unabhängig. Innerhalb kurzer Zeit erhalten die Mitarbeitenden Zugang zu ihren Notfallpostfächern.

Der Krisenstab tagt per Videokonferenz. Der aktuell gehaltene Notfallplan liegt abrufbar in EVAC. Kalender, Adressbuch und Aufgabenverwaltung stehen bereit. Kunden und Partner bekommen per E-Mail eine kurze, vorab abgestimmte Information. Das bestätigt die Vertrauenswürdigkeit, Verlässlichkeit und Professionalität des Unternehmens. Die NIS-2-Meldung kann vorbereitet werden, ohne dass jemand auf private Messenger ausweichen muss. Durch die sekundäre Kommunikationsplattform bleibt das Unternehmen handlungsfähig, während die IT das Primärsystem wiederherstellt.

Geben Sie Ihrer Business Continuity Strategie ein Update

Haben Sie einen Plan und die Werkzeuge, um in den ersten Stunden und Tagen eines IT-Ausfalls handlungsfähig zu bleiben? Sorgen Sie in ruhigen Zeiten für Resilienz, um im Ausnahmezustand kommunizieren und handeln zu können. Damit sichern Sie nicht nur Ihre Handlungsfähigkeit, sondern auch Ihre Vertrauenswürdigkeit gegenüber Kunden und Partnern.

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer sekundären Kommunikationsplattform auf folgende Kriterien:

Neben E-Mail-Postfächern sollte die Notfall-Lösung auch Videokonferenzen, Cloud-Speicher, Office-Tools, Adressbuch, Kalender und Aufgabenverwaltung abdecken.
Die sekundäre Kommunikationsplattform muss vollkommen unabhängig vom primären Anbieter sein. Besonders in Zeiten geopolitischer Krisen sollte sie auch digital souverän sein, d. h. unabhängig von US-Infrastruktur.
Damit im IT-Notfall keine Beschaffung, Installation oder komplizierte Einrichtung erforderlich ist, muss die Business-Continuity-Lösung sofort einsatzbereit und im Webbrowser abrufbar sein.
Achten Sie auf nachweisliche Vertrauenswürdigkeit bei Datenschutz und Informationssicherheit, um DSGVO-konform und sicher kommunizieren zu können.