Transparenzbericht 2025 von mailbox: Ein Viertel aller Behördenanfragen abgelehnt
Die Gesamtanzahl der Anfragen betrug 2025 74 und sank damit wie schon im Vorjahr. Den Großteil der Anfragen erhielt mailbox wie 2024 per E-Mail, mit PGP verschlüsselt. Nicht rechtmäßige Auskunftsanfragen werden von mailbox konsequent abgelehnt. 2025 wurden in 15 Fällen unverschlüsselt übertragene Anfragen von den Ermittlungsbehörden korrigiert, sodass mailbox im vergangen Jahr insgesamt 56 Anfragen beantwortete. 18 Anfragen wurden nicht korrigiert und wegen verschiedener Mängel abgewiesen. Wie in den letzten Jahren bleibt der häufigste Ablehnungsgrund die unverschlüsselte Übertragung der Anfrage.
Unverschlüsselte Auskunftsanfragen sind nicht zulässig
mailbox hat einen standardisierten Prozess zur Bearbeitung und Beantwortung von Auskunftsersuchen der Behörden. Jede Anfrage wird umfangreich vom Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwalt geprüft, bewertet und entsprechend beantwortet oder abgewiesen. Im Fall einer Ablehnung kann die Behörde ihren Antrag korrigieren. In jedem Fall werden Daten von mailbox nur bei rechtmäßiger und fehlerfreier Anfrage herausgegeben.
„Datenschutz und Informationssicherheit haben für mailbox Priorität. Auch bei Auskunftsanfragen durch Behörden halten wir uns an die strengen Vorgaben der Bundesnetzagentur, die besagen, dass die Anfragen verschlüsselt vorgenommen werden müssen“, erklärt Balint Gyemant, Chief Product Officer von mailbox. Von den insgesamt 63 per Mail an mailbox zugestellten Anfragen waren allerdings 27 unverschlüsselt. Weitere sechs waren aus sonstigen Gründen unrechtmäßig, per Post erreichten mailbox fünf Anfragen. „Erfreulich ist, dass uns 2025 erstmals keine Anfragen mehr per Fax erreichten. Dies war noch bis 2024 der Fall, obwohl Auskunftsanfragen per Fax eigentlich schon seit 2021 untersagt sind“, sagt Balint Gyemant.
Wer fragte welche Daten ab?
Der Großteil der Anfragen stammte 2025 von deutschen Behörden. Nur drei Anfragen wurden von Behörden anderer EU-Staaten bzw. eine Anfrage von einer Behörde außerhalb der EU gestellt. 72 Auskunftsanfragen wurden im Rahmen der Strafverfolgung gestellt, zwei durch Nachrichtendienste. Die Bestandsdatenabfrage war die häufigste Art des Ersuchens, dazu zählen u. a. Telefonnummer, Name und Anschrift des Inhabers, Angaben zum Vertrag und Tarifmerkmalen.
Nur zwei Anfragen bezogen sich auf eine Postfachbeschlagnahmung, bei der sämtliche im Postfach des Accounts befindlichen E-Mails beschlagnahmt werden. 2025 erreichten mailbox keine Verkehrsdatenabfragen (u. a. IP-Adressen, von denen Logins auf den Mailserver stattfinden oder von denen aus E-Mails verschickt wurden) oder Anfragen zur Telekommunikationsüberwachung (temporär angelegte Überwachung aller empfangenen und gesendeten E-Mails und des gesamten Accounts).
