Schulschließung? - Wie Schulen jetzt schnell DSGVO-konforme E-Mail-Postfächer für LehrerInnen einrichten

Binnen kürzester Zeit müssen sich Schulen, LehrerInnen, Schulkinder und Eltern auf eine völlig neue Situation einstellen: Schulschließungen mindestens bis zu den Osterferien. Oder noch länger? Doch der Unterricht muss weitergehen, der Unterrichtsstoff bis Schuljahresende vermittelt werden und auch nach den corona-bedingten Schulschließungen stehen Prüfungen und Klassenarbeiten an. In den kommenden Wochen werden Arbeitsblätter und Hausaufgaben auch per E-Mail oder Cloud-Speicher ausgetauscht werden müssen.

Das Bundesland Thüringen hat seine Hausaufgaben gemacht und alle seine 22.000 Lehrkräfte schon vor Monaten mit sicheren, datenschutzkonformen E-Mail-Adressen bei mailbox.org ausgestattet – so können sich LehrerInnen rechtlich sicher und datenschutzkonform mit Schülern und Eltern austauschen, Schulaufgaben versenden und ausgefüllte Arbeitsblätter zur Korrektur zurückgesandt bekommen. Andere Bundesländer hingegen sind noch nicht so weit. Deren SchulleiterInnen bleiben derzeit ratlos zurück – und müssen sich in kürzester Zeit selbst darum kümmern.

Praxisbeispiel Are-Gymnasium:
Postfächer für Lehrkräfte, Dateien im Cloud-Speicher, Newsletter

Es sei denn, sie haben ihre Hausaufgaben bereits gemacht. So wie das Are-Gymnasium in Bad Neuenahr-Ahrweiler, das schon vor drei Jahren zu mailbox.org gewechselt ist. Hier haben alle Lehrer sogar unter der eigenen Schuldomain „@are-gymnasium.de“ ein sicheres E-Mail-Postfach bei mailbox.org, immerhin mehrfacher Testsieger der Stiftung Warentest. Dazu Nina Pfeil, Ständige Vertreterin des Schulleiters:

„mailbox.org läuft bei uns im Alltagsbetrieb ohne Probleme. Neben dem sicheren Mailkontakt schätzen wir auch die einfache Verwendung der Dateiablage: Darüber stellen Schulleitung und Lehrer unseren Schülern und Eltern Dokumente zum Download zur Verfügung. Und über das mailbox.org Online Office können wir Word- und Excel-Dokumente sogar bequem im Browser editieren. In der aktuellen Corona-Krise nutzen wir mailbox.org nun auch für Massenrundmails: Unser Newsletter mit 1.500 Empfängern muß mehrmals die Woche zuverlässig verschickt werden.“

Doch andere Bundesländer und damit viele einzelne Schulen sind auf die aktuelle Situation nicht vorbereitet. Nicht wenige LehrerInnen greifen auf privat angelegte Mailadressen bei Freemail-Anbietern zurück, nutzen oft sogar Postfächer bei noch nicht einmal deutschen Anbietern wie Gmail & Co, wo Nutzer-Tracking, das Auslesen und Auswerten des E-Mail-Inhalts und die Verwertung der gewonnen Erkenntnisse aus dem E-Mail-Verkehr zum System gehört und in deren allgemeinen Nutzungsbedingen ausdrücklich erklärt wird.

Schülerdaten nur DSGVO-konform speichern

Doch: Personenbezogen Daten, zumal von Minderjährigen, gehören nicht in die Hände der sogenannten Datenkraken. Sie sind besonders zu schützen. Lehrer wie auch Schulen haben die ganz besondere Verantwortung, den E-Mail-Verkehr mit Schülern und Eltern rechtlich sicher, DSGVO-datenschutzkonform bei einem deutschen Anbieter durchzuführen. Zwar mag die Verteilung von Hausaufgaben per E-Mail noch unproblematisch sein, doch spätestens wenn Daten zur Korrektur an den Lehrer zurückgeschickt werden oder Eltern mit Lehrern über die Entwicklung der Kinder das Gespräch suchen, darf dies nicht über unsichere, spionierende E-Mail-Anbieter stattfinden.

Landauf, landab müssen Schulen darum in kürzester Zeit ihren Lehrern sichere E-Mail-Postfächer für die Zeit der Schulschließung zur Verfügung stellen. Doch das ist kein Entschuldigung für riskante und vorschnelle Entscheidungen: Sensible Daten sind und bleiben sensibel. Die Bildungsministerium Thüringen und das Are-Gymnasium vertrauen bereits mailbox.org – und auch Stiftung Warentest hat uns mehrfach zum Testsieger als besonders sicherer E-Mail-Anbieter gekührt.

mailbox.org bietet das sichere Lehrer-Postfach

• Einfache Bedienung über Webbrowser und mobile Geräte, keine installierte Software notwendig
• Adressbücher und Verteilerlisten zur Klassenverwaltung
• Einfache, schnelle Einrichtung, sofort betriebsbereite Postfächer im Webmailer
• Dateispeicher zum Up- und Download von Unterrichtsmaterialien durch Lehrer und Schüler, gemeinsamer Zugriff auf Dateifreigaben
• Online-Office – Textdokumente, Tabellen und Präsentationen können im Browser erstellt und direkt bearbeitet werden
• Vollständig verschlüsselter Zugriff (kein sog. „VPN-Netzwerk“ notwendig)
• DSGVO Auftragsdatenverarbeitungsvertrag („AV-Vertrag“)
• Und das zu überschaubare Kosten: Das umfassende Office-Postfach mit 25 GB Mail und 25 GB Datei-Speicher kostet 4,50 €/Monat, das reine Mail-Postfach mit 5 GB Mailspeicher nur 2,50 €/Monat – jeweils noch abzüglich 25% Schulrabatt.
  
  

Einfache Bedienung auch für IT-Laien:

• Eine erklärende Begrüßungstour führt durch alle Funktionen des Portals.
• Keine installierte Software: Lehrer können sich über öffentliche Terminals im Lehrerzimmer oder auch vom heimischen PC einloggen
• Gleiche Oberfläche für alle – Lehrer können sich gegenseitig mit Tips und Tricks helfen
• Die Dateien im Cloud-Speicher bei mailbox.org sind im Web-Browser sowohl zu Hause als auch im Lehrerzimmer erreichbar. Freigabe von Unterordnern an Schüler und Eltern zum sicheren Dateiaustausch möglich.
• Verwaltung aller E-Mail-Adressen einer Schule über eine zentrale Verwaltungsoberfläche
  
  

Und so einfach wechselt eine Schule zu mailbox.org:

1. Ihr fester Ansprechpartner betreut Sie

• Kontaktieren Sie unseren Produktmanager Claas Heinrich (business-support@mailbox.org). Er ruft Sie auf Wunsch gern zurück und steht Ihnen als fester Ansprechpartner zur Verfügung, wird Sie beraten und alles Nötige mit Ihnen gemeinsam regeln und auch den notwendigen AV-Vertrag nach DSGVO abschließen. So bekommen wir Ihre individuelle Arbeits- und Kommunikationsumgebung innerhalb kürzester Zeit gemeinsam live.
  
  

2. Anlegen der Postfächer für Lehrer und Schulleitung

• Dies können Sie ganz einfach selbst in unserem Webinterface machen, eine kleine, aber überschaubare Fleißarbeit.
• Alternativ: Senden Sie uns eine Excel-/CSV-Datei mit Vorname / Nachname / gewünschter Mailadresse / Handynummer für Passwort-Reset und optional dem Start-Passwort für der jeweiligen Adresse. Unser Team wird diese Datei zeitnah einspielen. - Nutzen Sie gern unsere Mustervorlage Schulen.
• Tipp: Wenn wir von allen Lehrern die Handynummer zur Verfügung haben, müssen Sie kein Start-Passwort vergeben und in der Lehrerschaft kommunizieren. Jeder Lehrer kann sofort auf der mailbox.org-Loginseite über die Funktion „Passwort vergessen“ ein individuelles Start-Passwort per SMS auf sein Handy geschickt bekommen. So wird der interne Organisations- und Kommunikationsaufwand minimiert und Passwörter werden nicht öffentlich verwaltet/transportiert.

3. Kleine Anpassung an der Internet-Domain der Schule

• Damit Ihre E-Mails den Weg zu uns nehmen, muss bei einer bereits vorhandenen Schuldomain noch eingestellt werden, dass E-Mails ab sofort über mailbox.org abgewickelt werden („MX-Record“). Was zu tun ist, ist in unserer Hilfe/FAQ detailliert beschrieben. Ein eventuell vorhandener Webmaster oder IT-Dienstleister der Schule sollte damit sofort Bescheid wissen – aber falls das nicht der Fall ist, hilft auch hier unser Support-Team sofort mit Rat und Tat weiter, um diese kleine Anpassung mit Ihrem Webmaster oder Domain-Registrar gemeinsam vorzunehmen.
• Hat Ihre Schule bislang noch keine eigene Domain? Auch das ist kein Problem: Wir registrieren Ihnen auf Wunsch kurzfristig Ihre eigene Schuldomain und regeln alles.

4. Nach einem kurzen Test ist alles startklar, das sichere Lehrer-Postfach steht.