Für jede Unternehmensgröße gerüstet: Wie mailbox.org mit LinuxNews mitwächst

Wenn aus einem Ein-Mann-Betrieb plötzlich ein Team wird, muss auch die digitale Infrastruktur neu gedacht werden. Diese Erfahrung machte mailbox.org-Kunde LinuxNews, als Technikexperte Stefan zum Gründer Ferdinand stieß. Die damals privat konfigurierte E-Mail-Lösung des Portals entpuppte sich schnell als organisatorischer Flaschenhals und Sicherheitsrisiko. Was folgte, war eine Neuaufstellung der E-Mail-Organisation, die Stefan heute augenzwinkernd als „Perfect Match“ mit mailbox.org bezeichnet.

Mailchaos: Wenn niemand antwortet

Der E-Mail-Dienstleister mailbox.org bot bereits die perfekte technische Grundlage für LinuxNews, jedoch zeigte sich bald, dass der gewählte private Tarif den neuen Anforderungen des Teams nicht gerecht werden konnte: Die zentrale info@-Adresse der Redaktion war lediglich als Alias an das private Postfach des Gründers Ferdinand gekoppelt.

„Wir predigen IT-Sicherheit, hielten uns aber selbst nicht daran“, beschreibt Stefan selbstkritisch die Situation. Bei Urlaub oder Krankheit des Gründers blieben Anfragen über Wochen unbearbeitet, was zu wiederholten Nachfragen führte. Die Außenwirkung litt erheblich, bis hin zu öffentlicher Kritik.

Der Passwort-GAU

Noch problematischer war das Sicherheitsrisiko: Das Passwort von Ferdinands privatem Postfach musste auf dem Server hinterlegt werden, damit das Kontaktformular der Website funktionierte. „Wäre der Server in dieser Zeit feindlich übernommen worden, hätte ein Angreifer seine privaten Mails lesen können“, erläutert Stefan die gravierende Sicherheitslücke des bisherigen Setups.

Der ausschlaggebende Punkt war erreicht, als Ferdinand sein privates Passwort änderte – und prompt das Kontaktformular der Website ausfiel. „Technik ist Aufgabe von Stefan, wer denkt schon daran, dass dann auch das Kontaktformular kaputt geht...“, beschreibt Stefan die missliche Lage.

Bewährte Qualität: mailbox.org bleibt die beste Lösung

Bei der Suche nach einer Lösung evaluierte das Team auch andere Anbieter, doch keiner überzeugte so sehr wie mailbox.org. Der Grund war einfach: Beide nutzten und schätzten den deutschen E-Mail-Anbieter bereits seit langem privat und sahen auch geschäftlich keine bessere Alternative. mailbox.org erfüllte sämtliche Grundvoraussetzungen, darunter Deutschland als Serverstandort, höchsten Datenschutz und Privatsphäre sowie die zuverlässige Zustellung automatisierter Nachrichten des Kontaktformulars.

Neben den technischen Anforderungen stand aber auch die Vereinbarkeit mit den Werten des Portals im Vordergrund. Für ein Portal, das über IT-Sicherheit berichtet, stand außer Frage, bei Datenschutzstandards Kompromisse einzugehen. „Die größten Pluspunkte waren immer der Datenschutz und die Reputation von mailbox.org in der Community“, unterstreicht Stefan.

Die Herausforderung lag also vielmehr in der Frage, wie sie den geschätzten Dienst optimal für ihre redaktionellen Anforderungen einsetzen konnten.

Business statt Privat: Das Upgrade

Der Umstieg auf das Business-Angebot von mailbox.org war die logische Konsequenz und verlief unkompliziert. Da beide Teammitglieder bereits mit dem Dienst vertraut waren, gab es keine Hürden: „Durch den intuitiven Aufbau war das keine nennenswerte Herausforderung“, berichtet Stefan. Ein besonderer Vorteil: Da sie bereits zuvor die MX-Records im Domain Name System (DNS) auf mailbox.org eingestellt hatten, blieb die Umstellung für die Nutzer unsichtbar – Downtime gab es praktisch nicht.

Teamwork statt Einzelkampf

Die neue Lösung mit Business-Postfächern brachte sofort spürbare Verbesserungen mit sich. Das Kontaktformular funktioniert seitdem zuverlässig und ohne Sicherheitsrisiken. Durch den gemeinsamen Postfachzugriff ist das Team jetzt auch bei Abwesenheiten erreichbar, was die Urlaubsvertretung erheblich vereinfacht. Zudem profitiert das Team nun auch von einer verbesserten E-Mail-Zustellung – selbst an kritische Empfänger wie Microsoft-Kunden.
Wenn Werte und Technologie harmonieren

Heute ist das E-Mail-System für LinuxNews kein Thema mehr – im besten Sinne. „Es funktioniert so gut, dass das Thema Mail bei mir aus dem Kopf ist“, freut sich Stefan. Und auch in den Werten stimmen LinuxNews und mailbox.org überein: „Wir kämpfen im Kern für die gleiche Sache: Sichere Kommunikation, Open Source und Datenschutz. Bei Tinder würde man das 'Perfect Match' nennen“, fasst Stefan die Partnerschaft humorvoll zusammen.

Die Zufriedenheit ist so groß, dass Stefan den Dienst aktiv weiterempfiehlt. „Das Business-Angebot hat mich so überzeugt, dass ich einen ehemaligen Arbeitgeber damit versorgt habe und hierbei bewusst eine nicht unterstützte Konfiguration betrieben habe. Selbst hierfür wurde Support gewährt. Ich plane außerdem bereits, den nächsten Arbeitgeber mit mailbox.org zu beglücken.“

Über LinuxNews

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